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企业有效沟通常用的6种媒介!

2010-08-26 来源:广东群英网络有限公司 点击次数:

 

    有效沟通,对于企业来说毫无疑问是非常重要的,这里就不阐述地球人都知道的理由了。然而各种环境的搭配才可以铸就的有效的沟通,针对不同的沟通需求来搭建不同的沟通媒介,是达到最佳沟通效率及沟通质量重要手段。

    最佳沟通方式

面对面沟通是团队沟通协作最有效的沟通方式,因为沟通双方不仅能从语言层面来理解对方的意思,更能从肢体语言中更清晰无误的理解对方真正的意图。比如手势和面部表情。哈佛大学和哥伦比亚大学最近的一项研究表明,面对面的会议能多吸引38%的注意力。而且"亲自参加会议"本身也传递了一个有力的信息,表达了对项目、团队成员以及他们需要与之打交道的利益相关者的承诺。

    其次,还有6种沟通媒介,如果人们进行的是远距离沟通,面对面沟通则不凑效了,必须借助一个或者多个媒介来传递彼此的信息。

    语音会议:

语音会议是指会议主持者与参会者通过电话,或网络的形式进行沟通,其方便快捷、使用简单,加上今天的语音邮件功能,在沟通方面具有很大的灵活性,即使另一方不能接听电话也没关系。和电子邮件或者即时讯息相比,音频会议最突出的优点是,与会者之间有了更加"实质性"的接触。在音频会议上,与会者可以通过改变语气、音调或者音量,使用停顿和语气词(嗯、呃),来衔接话题,增加音频本身没有的弦外之音。不幸的是,音频会议最大的缺点是看不见与会人员。最近一个调查显示,在音频会议上只有23%的人在全神贯注地开会。总的说来,音频会议在一些商业应用上非常有效,但它也让与会者更容易做其他与会议不相干的事情。

    电子邮件:

使用电子邮件没有时间和空间的限制,让工作时间或工作地点不同的人们能够有效地沟通。电子邮件让人们能够同时给几个人发送信息,并能发送电子文件、图片或文档等附件。但电子邮件的普及导致其被滥用,而且往往被用于不正当的目的。因为电子邮件几乎不包含人们的外貌特征和气质形象方面的信息,也不能传达微妙的手势或者非言语的暗示,它可能被误解或者曲解,导致矛盾产生。而且,根据通讯顾问公司Expert Messaging对150家英国公司的调查,企业员工每天浪费1小时收发电子邮件电子邮件。因此,许多研究人员和经理们建议,对有争议或者敏感的问题进行沟通时,应避免使用电子邮件。

    网络传播:

它将极具震撼力、内容丰富的信息传输给任何一个拥有电脑和网络浏览器的人。凭借它,人们可以在互联网或者公司内部网上快速传输音频和视频文件,用户不必苦苦等候文件下载就可以看到视频画面或者听到声音。

在一个直播或者实时的信息流中,参与人员被告知在预定的时间访问特定的网址,大家同时观看节目。而在一个存档的或者按需提供的信息流中,事件被转化成数字文件,储存起来供以后查看。这种情形不像现场直播一样直接,用户需要下载后才能观看。最重要的是,网络传播本质上是一种从主持人到观众的单向沟通。假如一个议题需要与会人员讨论,或者要求发言人和与会者在预先准备好的提问和回答范围以外对话,信息流就不是最好的沟通方式。

    带音频的网络会议:

带音频的网络会议是在语言网络会议的基础上,增加了一定的视频信息,如:能让参会者看到PowerPoint演示。主持人可通过带音频的网络会议引导参会者进行互动。网络会议是一种相对便宜和有效的团队协作软件,有不少独特之处,能够增加团队会议体验。但是,网络会议和语言会议有个相同的弊端,参会者就算再会议过程中开小差、忙私活,主持人与其他参会者都无法知道。如果要建立合作关系或者促进团队工作,网络会议和语言会议都不是上上之选。

    即时通讯:

即时通讯简称IM,是一种接近于实时进行的文字信息沟通,它可以在两个或更多用户之间进行。它和普通电子邮件的不同之处在于,它的信息沟通立即就完成,而且进行"对话沟通"相当简便。因为参与人员是"好友名单"上的,即时讯息有一种浓厚的社区气氛。在很多情况下,这种气氛有助于建立有效的沟通区域。用来发送没有争议的信息给一大群人,IM是行之有效的沟通方式。“

    但是IM亦有其弊端,比如目前中国用户最多的即时通讯软件QQ,企业员工若利用QQ进行沟通时,必定会受到其他工作以外的信息所干扰,影响了工作效率,造成时间资源的浪费。因此必须选择适合企业的即时通讯软件。

    视频会议

视频会议是一种召开现场会议的方法,它为处在两个或两个以上不同地点的人提供面对面的会议,利用计算机网络把音频和视频数据传输到所有会议地点,同时,视频会议也与网络会议一样,提供远程共享,包括录像带。书写板。和PPT等计算机程序。

    集合所有媒介优点的软件

CC2010是一款永久免费的企业级即时通讯软件,其针对企业中员工对员工沟通需求,拒绝企业以外人员与内部员工直接交流,真正达到了内部交流的效果。另外,汇讯还集合了其他沟通媒介,如视频会议、音频会议、网络电话、短信等一站式沟通工具,从基本上满足企业所有的沟通需求。